逻辑混乱表达不清?10分钟即学即用结构化表达,让你说话更有逻辑

发布时间:2023-01-14来源:未知 编辑:admin

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封了这么久,你想去旅游。选好地方之后,你问之前去过的两个朋友体验如何。

张三说了,“太好玩了,景点又多又漂亮,我玩了三天都没转完,住的民宿也不错,那边小吃也多,干净又卫生。有个景点你一定要去,小桥流水,太有韵味了,也有不少吃的...”

张三说得你一脸蒙圈,说完了又好像什么都没说,差点成功劝退你。

然后李四告诉你:“游玩、吃喝、住宿的体验都很棒。先说景点,古香古色的小镇、宛若天开的园林,你走在里面也会不自觉地慢下脚步。吃喝可以去小吃街,旁边河道时而穿梭着乌篷船,完全给你沉浸式体验。住宿最好选择民宿,更好地保留了古代建筑风格,精巧雅致,而且便宜卫生。”

李四说完,原本被劝退的你,立马订了飞机票。

 

其实啊,我们仔细看,张三、李四说的内容并没有什么区别,抛开那些修辞,他俩聊的都是吃住游玩那些事。

但为什么给人的感觉,一个是云里雾里,一个就逻辑清晰呢?这就要说到咱们今天的内容——结构化表达了。

 

什么是结构化表达

什么是结构化表达呢,这个概念来自于麦肯锡经典培训教材《金字塔原理》这本书。简单说就是把要同步的内容,按照结论先行、以上统下、归类分组的结构表达出来。一个论点带几个论据,有点像语文课文里的总分结构,又有点像三角形的金字塔,所以被称为“金字塔结构”。

开头李四说的话,就比较符合金字塔结构,先抛出结论“体验很棒”,然后分别从景点、吃喝、住宿三个方面来阐述自己的观点,条理清晰、主次分明。

 

这里面有两个关键:

一是结论先行,就是开门见山地把结论先说出来。就像把船锚抛下来,之后无论船怎么飘,对方也知道重心在哪。

另外这样也符合大脑的工作原理,有了结论,大脑思维很容易被固定下来,之后的信息也就容易跟结论联系起来。反过来,如果对方东一榔头西一棒槌,大脑思路也会飘忽不定,而且还会很困惑,他到底在讲什么,理解起来很费劲。

二是总分结构,几乎所有的信息都可以用这种方式来归纳。比如销售额问题,那可以按访客量、转化率、客单价三个维度来分解;再比如发表演讲,咱们听一些领导讲话,特别喜欢一条一条来,“我简单讲三点,第一...、第二...、第三...”虽然我们也懒得听,但至少知道他讲了三点,这个结构就有金字塔的雏形。

 

结构化表达的优势

咱们日常聊天,可能遇到过对方吧啦吧啦说了一大堆,到头来你一头雾水的情况,他说得费劲,你听着也费劲。这要是到了一些关键对话的场合,比如毕业答辩、面试、述职、演讲这些,就会造成沟通成本高、效率低、效果差的结果。

 

结构化表达刚好解决了这些问题,它有几个典型的优点。

一、方便记忆

举个例子,你去超市买东西,然后脑子里开始记,等下要买胡萝卜、苹果、白菜、纸巾、牙膏、香蕉、西兰花、剪刀、柠檬。没准后面还没记完,前面就忘了,毕竟短期记忆的容量不超过7个。但一个一个写下来,好像又有点麻烦。

金字塔结构可以很好地将零散的信息有序的组织起来,把上面这些东西分成三类:蔬菜(胡萝卜、白菜、西兰花)、水果(苹果、香蕉、柠檬)、日用品(纸巾、牙膏、剪刀)。这样一来就很容易记住了。

 

二、高效沟通

对于一些重要又复杂的对话内容,如果双方的逻辑都不清晰,谁也get不到对方的重点,一是费时费力,一聊聊两三个小时,最后也没什么结果;二是后期可能留下扯皮的隐患,你说他没交代,他说你没记住,这样的话还不如不沟通。

结构化表达,就像是把超市里的商品分门别类地整理了一遍,顾客来购物很容易找到自己想要的商品,不至于盲目搜寻和反复追问。这样可能几分钟就解决了需求,结账走人,你省事他也轻松。

 

三、逻辑思考

其实,结构化表达的本质在于大脑里有这样一套逻辑思维。也就是说超市里,我们要先按照某种固定的规则来陈列商品,才能给顾客呈现出井然有序的布局。

每一次结构化表达之前,我们都会在大脑里整合一遍信息,所以它可以反过来训练我们的逻辑思维。白菜放到蔬菜区、鱼虾放到生鲜区,这些又归到食品区,理货的次数越多,也就越高效准确。

长期以往,我们的逻辑思维能力会提升很多,即便对方的表达逻辑混乱,就像一个杂货铺一样,我们也能轻松提取有价值的信息,找到问题的关键。

 

如何让表达结构化

如果只是把表达内容变成列表的形式,一条一条说出来,那就没有分析的意义了。重要的是怎么把零散的信息有序地组织起来,接下来咱们就聊聊怎么形成结构化的表达。

第一步:找到分解角度

其实就是分类,就像小时候看动画片分成好的坏的,打游戏分成主线支线。《金字塔原理》提到了3种分解维度:时间(过程)、结构(空间)、程度(重要性)。

时间维度可以用来分析进度和流程,比如老板让你统筹一个活动,你可以分成策划阶段、筹备阶段、执行阶段;再比如你给别人讲一件事,可以按照起因、经过、结果的顺序。

结构维度可以分析一个复杂的系统,应该是应用最广的一个分解方法,比如前面提到的旅游分享、销售额问题,都是按结构维度来分的。

程度维度一般用来分析有权重的问题,比如你朋友收到一份公司的offer,来征求你的意见。你就可以按对方关心的点来分析,工作内容、晋升机制、薪资待遇,不关心的点比如距离、作息这些另外讨论。

第二步:搭建金字塔结构

这里有两个方法,一个是自上而下演绎,一个是自下而上归纳。

先说演绎,就是你有了一个主题,然后根据合适的拆分角度来分。

咱们还拿销售额的例子来说,提高销售额就从三个方面入手:访客量、转化率、客单价。

访客从哪来,我们再细分:老顾客可以通过短信、微信等方式触达,新顾客通过一些付费广告来获取。提高转化可以从新品、活动入手,上线一些新品,策划折扣、买赠等活动。提高客单价就需要通过培训客服、搭配套餐满减之类的。

一般简单的问题,三四层就能梳理清楚了,遇到复杂的,可以继续在子分类中添加要素。

 

这样一来,大脑里就有了形象化的结构,即便没有做方案,即便要即兴表达,你也能给对方思路清晰,非常专业的感觉。

其实对于很多人,之所以能够说得有条不紊,并不是因为他多善于沟通,而是大脑里有了一套逻辑清晰的结构。就像超市里有了明确的分区,你只需要把商品一个个摆上货架,顾客就能看得懂、找得到。

 

对于简单的表述,比如安排工作、分享经历等等,我们都可以直接用这个方法。

但遇到复杂的问题,对专业性就有一定的要求了,也就是要对主题有深刻的理解,能够找到合适的分解角度。否则,我们就得用自下而上的归纳法了。

比如你刚接触运营工作,老板问你怎么提高销售额,这个时候你大脑一片空白,没有头绪。你就可以按照这样的步骤来:

1:把所有的要点都列出来

你会想,得打广告,发短信,产品得丰富一下,还得做做促销活动(打折、满减、送礼、抽奖),客服也得推高价商品...

这就像职场小白表达的形式,逻辑混乱没有条理。所以可以这么想,但不能这么说。

 

2:按照逻辑关系进行分组

列完了之后你会发现,广告、短信这些方式都是把顾客拉过来的,可以分到访客这组;新品、抽奖、打折能刺激顾客下单,分到转化率这组;培训客服、满减能提高顾客下单金额,分到客单价这组。

这样一来,每个要素的逻辑关系就变得清晰了。

 

3:梳理框架,构建金字塔

分组完我们可以再梳理一下,因为如果要素比较多,可能会出现遗漏或重复的现象,要增删调整。尽可能做到所有要素:完全穷尽、相互独立。

理得越清晰,表达也能越清晰,对方听着也就越清晰。

 

第三步:结构化表达

有了前面两步,第三步就是自然而然的结果了。

像销售额的例子,你只需要先抛出结论“可以从访客、转化、客单价三个维度提升”,接着输出大脑里的信息,“访客方面,针对新老顾客采取不同的推广策略...转化率方面可以丰富新品,另外策划打折、抽奖活动...为了提升客单价,我选取了一些品做搭配满减...”

这么说完,老板就会觉得,你还是有点东西的。

 

为了让大脑里的信息更好地表达出来,这里还有几个小技巧:

1、每个要素尽量简单:毕竟对话不像演讲那样,可以念稿子。有时候结构虽然清晰了,但记不住要素就尴尬了。所以每个要素最好是提炼成一个短语甚至词语。

2、每个分支不超过7个:这也是为了方便记忆,分支太多的话,还不如再细分一次。

3、可以丰富表达形式:平铺直叙可能提不起对方兴趣,我们可以把问题答案、故事情节、幽默元素嵌入到一些要素里,让对方跟着你的节奏一起思考。比如开头旅游住宿这个要素,“很多酒店远的不方便,近的又太贵,所以推荐你选择附近的民宿...”

 

通过这三个步骤,你就可以在大脑里结构化地思考,然后再结构化地表达。而且简单易懂、适用广泛,真的是看完视频就能立马上手的沟通技巧。

所以小伙伴们不妨去试试看,即便你觉得日常沟通没有问题,结构化表达也能给你带来一些惊喜。它就像脸上的笑容一样,没有没关系,但有的话,会更好。

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